15 trucuri care te vor ajuta să îndeplinești la timp sarcinile
Ca și toți profesionaliștii din întreaga lume, tu faci tot ce este posibil pentru a fi cât mai organizat, să vii la ședințe la timp și încă să petreci ore întregi la muncă, pentru ca compania ta să avanseze.
Fiecare dintre noi încercă să facă mai multe și mai multe lucruri într-un timp foarte scurt, însă din păcate nimeni nu poate adăuga ore în plus unei zile. Și tot ce putem noi face într-o asemenea situație este să ne îmbunătățim productivitatea.
Și cum nu pare mai straniu, însă factorii care îmbunătățesc productivitatea, de exemplu să faci sport în fiecare dimineață, ne mai adaugă o activitate în planul pentru o zi.
Mai jos îți prezentăm câteva trucuri efective, rezultatul cărora nu se va lăsa mult timp așteptat.
1. Închide-ți poșta electronică și deconectează telefonul
Dacă cineva ar fi calculat cât timp cheltui pe zi pentru a răspunde la apeluri și la scrisorile electronice, sms-uri și altele, ai fi foarte uimit.
Dacă trebuie să îndeplinești o sarcină dificilă, concentrează-te asupra ei și scapă de toți factorii care îți vor capta atenția: deconectează telefonul și închide poșta electronică și orice altă aplicație de chat.
2. Fă curat pe masa de lucru
Pe masa ta de muncă este dezordine, să știi că aceeași situație este și în capul tău. Dezordinea de pe masa ta te dezorganizează, îți este mai greu să te concentrezi asupra sarcinilor, poți să simți chiar panică atunci când vei vedea cu toate acele lucruri stau aruncate pe masa ta.
Nu îți va lua foarte mult timp să faci curat, iar un birou curat va avea un efect benefic asupra productivității tale.
3. Crează un plan de activități pentru următoarea zi
Mulți spun că trebuie să trăiești astăzi și să faci lucrurile care sunt importante astăzi. Mâine va fi mâine. Și au dreptate.
Însă dacă vei face un plan de activități pentru următoarea zi, vei obține anumite avantaje. De exemplu: munca ta de a doua zi va fi mult mai ordonată, iar astăzi vei putea să-ți îndeplinești fără probleme sarcinile pe care le ai, fără să îți faci griji sau să ghicești ce trebuie să faci mâine.
4. Identifică noi tehnici prin care să-ți îndeplinești sarcinile
Știi de ce obosești atât de tare la muncă? Pentru că foarte mulți dintre noi fac același lucru în fiecare zi.
Organizează-ți ziua în alt mod. În loc să petreci ore întregi muncind asupra unei sarcini, ai putea să rezervi 15 minute pentru discuții (apeluri, sms-uri, email-uri), iar următoarele 15 minute să le utilizezi pentru îndeplinirea sarcinilor simple. În cele 30 de minute rămase, vei îndeplini sarcinile mai dificile. Și așa în fiecare oră.
Evident că acesta este un plan care trebuie adaptat în funcție de domeniul tău de activitate, însă ai prins ideea: nu permite rutinei să te conducă. Administrează-ți ziua.
5. Ia pauze, chiar dacă nu ai îndeplinit toate sarcinile
Pauzele sunt extrem de importante. Chiar și 10 minute de odihnă pot avea un efect surprinzător asupra productivității tale.
De obicei, noi luăm pauze după ce realizăm sarcinile. Însă nu uita: dacă ai obosit, o odihnă de 10-15 minute îți poate reda forțe noi și astfel vei obține un rezultat mai bun.
6. Dintr-o sarcină complicată, fă 5 mai simple
Sarcinile complicate îți iau mai mult timp pentru a fi rezolvate și astfel rămânem prizonieri pentru o perioadă. Pentru a face față mai ușor, o sarcină complicată împarte-o în cinci mai mici – astfel le vei rezolva mai repede și mai efectiv.
7. Sarcinile fără sens fără în pauze
Cel mai probabil în lista ta de activități se regăsesc sarcini care nu au nevoie de prea mult efort și timp pentru a fi rezolvate. Uneori, îndeplinindu-le, pierdem mai mult timp pentru nimicuri, iar acest lucru ne dezorganizează.
Este și o veste bună: pentru a nu fi atât de afectat de aceste sarcini, trebuie să le îndeplinești în pauză sau la începutul zilei de muncă.
8. Deconectează Internetul în timp ce muncești
Indiferent de cât de concentrat ești asupra realizării unei sarcini, Internetul întotdeauna va reuși să-ți capteze atenția. Chiar dacă te asiguri că e un interes pur profesional, oricum vei fi atras din procesul de muncă.
Așa că dacă vrei să realizezi la timp și eficient o sarcină, deconectează Internetul.
9. Înainte de o ședință, pregătește subiectele pentru discuții
Unele ședințe sunt productive, altele – deloc. În timpul întrunirilor de afaceri, deseori suntem distrași, iar discuția o ia pe o cale greșită și în rezultat nu obținem niciun rezultat.
Pentru a un eșua de la scopul propus, pregătește de la început subiectele pentru discuții. Și cel mai bine ar fi ca toți cei implicați în ședință să aibă pregătite subiectele care îi interesează pe ei.
10. Lucrează puțin și duminică seara
Evident, în weekend trebuie să te odihnești pentru a-ți restabili forțele ca să fii productiv pe parcursul viitoarei săptămâni. Însă duminică seara – este momentul perfect când să îți planifici activitățile pentru următoarea săptămână și să faci ceea ce nu ai reușit să faci în săptămâna care a trecut. În seara de duminică nimeni nu te va deranja cu apeluri sau email-uri.
11. Evită sarcinile fără prioritate
Sarcinile fără prioritate din lista ta doar îți vor distrage atenția. Dacă pentru ca să fie realizate ai nevoie de doar câteva minute, atunci realizează-le cât mai repede și scapă de ele. Dacă nu, lasă pe altcineva să le îndeplinească dacă ai o așa posibilitate.
12. Începe-ți ziua îndeplinit sarcinile mai puțin plăcute
Fiecare dintre noi are în lista sa de activități sarcini care nu ne plac sau care ne este frică să le îndeplinim și de fiecare dată le amânăm, le amânăm și iar le amânăm. Însă după cum bine știm, aceste lucruri nu pot fi amânate pentru totdeauna.
Din acest motiv trebuie să le îndeplinești într-un timp cât mai scurt. Mai mult decât atât, atunci când le vei realiza vei vedea că nu sunt chiar atât de dificile și neplăcute.
13. Învață să spui «nu»
Lista ta de activități crește în fiecare zi. Așa că nu îți fie frică să spui „nu” sarcinilor și întâlnirilor care nu îți vor aduce beneficii, ci doar îți vor fura timpul atât de prețios.
14. Scurtează drumul spre muncă
Este perfect atunci când trăiești lângă oficiu – nu pierzi mult timp pe drumuri și nu ajungi să stai minute în șir în ambuteiaje. Dacă nu ai o asemenea posibilitate, încearcă să scurtezi timpul necesar pentru a ajunge la muncă. S-ar putea să fii nevoit să ieși mai devreme sau mai târziu pentru a nu fi blocat în trafic. Sau ai putea să lucrezi de acasă.
15. Schimbă atmosfera
Dacă ai posibilitatea, măcar o zi în săptămână nu lucra în oficiu. Ai putea să faci acest lucru acasă, într-o cafenea sau într-un parc. În acest fel, vei avea viziuni diferite asupra modului cum să-ți împlinești sarcinile și chiar te vei putea concentra mai bine asupra muncii.
Ai găsit o greșeală? Selecteaz-o și apasă Ctrl+Enter.
